DropboxIch bin immer auf der Suche nach Software, die mir den Arbeits-Alltag effizienter macht. Derzeit experimentiere ich u.a. mit OCR und ein paar Programmen, die Story-Entwicklung vereinfachen sollen. Samurize liegt auch noch an. Dabei achte ich allerdings tunlichst auf Balance: die Herumspielerei mit neuer Software darf die Zeitersparnis durch deren Benutzung nicht auffressen. Wenn sich nicht schnell zeigt, was ein Programm für mich tun kann, ist es auch schnell deinstalliert.

In letzter Zeit hörte ich den Namen „Dropbox“ immer wieder im Zusammenhang mit Listen wie „15 Web-Services, auf die ich nie mehr verzichten möchte“. Genauer checkte ich das nicht – es klang wie ein kostenloser Speicher auf einem Webserver, für den ich eine Applikation installieren müsste, um ihn zu nutzen. Wir haben in der Redaktion einen Server, und mein IT-Experte bietet mir ebenfalls Zugriff. Das reicht.

Momentan schreibe ich aber sehr viele Artikel für verschiedene Zeitschriften, und da ist der Workflow nicht immer perfekt organisiert:

  • Mal ist in der Redaktion kein Computer frei
  • Mal ist ein Computer frei, aber der hat keinen Server-Zugriff
  • Mal ist ein Computer frei, aber der kann kein InDesign CS4
  • Mal bekomme ich ein MacBook ausgeliehen, aber dessen InDesign CS2 ist nicht kompatibel zu CS4, und außerdem weigert sich das Teil, mein Wlan zu schlucken
  • Mal schreibe ich auf meinem Windows-Notebook, aber ein Mangel an kompatiblen Schriftarten sorgt immer dafür, dass die Text auf den Macs in der Redaktion falsch „laufen“.
  • Mal werden Dateien per Server, per Email, oder per USB-Stick transportiert, was gerne mal zu Verwirrungen und Versionsstreitigkeiten führt.

Es ist gerade nicht die Zeit und die Ruhe, das alles zu streamlinen, und das ist auch nicht meine Aufgabe. Ich ärgere mich nur manchmal, dass 15MB Dateien in meinem Google-Ordner landen, oder ich doch in die Redaktion fahren muss, um 100MB von meinem Stick auf einen Mac zu schaufeln – und von dort auf den Server. Bonus: Wenn in der Redaktion jemand auch nur ein Komma an meinen Texten ändert, sind die Texte auf meinem Stick obsolet.

Also beschloss ich, mir Dropbox doch einmal anzusehen – und siehe da: ein richtig cooles Teil. Ich habe es mittlerweile auf mehreren Rechnern zu Hause und in der Redaktion installiert, und binnen einer Woche hat es mir schon mehrere Stunden Arbeit erspart – von Stress gar nicht zu reden.

Dropbox legt auf dem Rechner einen Ordner an, der permanent mit einem Online-Pendant korrespondiert. Lege ich eine Datei in den Ordner, oder verändere ich eine Datei im Ordner, wird der Online-Ordner entsprechend aktualisiert – und mit ihm alle anderen Rechner, die mit diesem Ordner verbunden sind.

Dieses Video beschreibt die Funktionalität ganz gut:

Was Dropbox von anderen Angeboten unterscheidet, und es so praktisch macht, sind in meinen Augen drei Punkte:

  • Es ist albern einfach zu bedienen. Das Programm merkt selbst, wann etwas verändert wurde, lädt die Updates im Hintergrund rauf und runter, informiert alle angeschlossenen User per Popup, und erlaubt per Web-Interface, auch versehentlich gelöschte Dateien und Varianten zurück zu holen. Damit löst sich die Frage, was online auf dem Server liegt, und wer welche Fassungen hat, komplett auf: alle sind aktuell, so lange sie online sind. Und kommt jemand von offline auf online, wird er auf den aktuellsten Stand gebracht.
  • Dropbox legt nicht nur einen Folder auf dem Web-Server an, sondern hält den exakten Folder auch auf den Rechnern mit dem installierten Programm aktuell. Ich arbeite nicht an Dateien auf dem Server, sondern ganz normal auf meiner Festplatte. Wenn ich also mal nicht online bin, kann ich trotzdem arbeiten.
  • Dropbox überwindet beneidenswert einfach die Systemgrenzen: PC, Mac, Linux, sogar iPhone. Und jedes andere System, das einen Webbrowser hat, kann ebenfalls auf die Dateien zugreifen (wenn auch nicht so komfortabel).

Es ist schwer zu beschreiben, wie sehr Dropbox die Arbeit und des Austausch mit der Redaktion vereinfacht hat. Wenn bei Blattgold ein neues Layout reinkommt, schiebt die Redakteurin das in den Dropbox-Folder auf ihrem Mac. Ein paar Sekunden später poppt bei mir zu Hause auf dem Windows-Notebook eine Nachricht auf, dass eine neue Datei hinterlegt wurde. Ich kann diese nun auf meiner Festplatte anklicken, den Text zum Artikel schreiben, und dann ganz normal speichern. Das System lädt die aktualisierte Version dann automatisch hoch, und bei der Kollegin in der Redaktion meldet der Mac die Ankunft meiner Version, die dann lektoriert werden kann. Weil auch die lektorierte Version wieder auf meinem PC landet, habe ich immer die aktuellste Fassung der Artikel zur Hand.

Das Prinzip klingt in der Theorie vielleicht ein wenig kompliziert – in der Praxis ist es kinderleicht zu bedienen. Man kann jedem Praktikanten in 30 Sekunden erklären, wie er damit umgehen muss. Gerade in flexiblen Arbeitsgruppen, über mehrere Rechner, Orte, Systeme, und Versionen hinweg, ist das Gold wert.

Und das ist erst der Anfang – Dropbox hat noch viele Funktionen, die ich im Moment gar nicht nutze, die mir in der Zukunft aber sicher von Nutzen sein werden.

Dropbox ist (in der 2GB-Basisvariante) kostenlos, und kann auf 3GB aufgestockt werden, wenn man Freunde dazu bringt, es ebenfalls zu installieren. Wer größere Mengen an Daten vorrätig halten will, kann für ein paar Dollar mehr Platz buchen.

Ich sollte das vielleicht nicht sagen, aber: ich würde auch für die 2GB-Version schon zahlen. Das Programm ist es wert.



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MZ
MZ

hallo
dropbox lässt sich als freeware bis zu 5gb aufstocken 😉

wir benutzten das ding in unserer 3-mann-arme-agentur schon länger, kann uneingeschränkt weiterempfohlen werden.

HomiSite

Gibt ja ein paar ähnliche Angebote, aber Dropbox schien mir der beste Mix aus Einfachheit, Features und Kompatibität zu sein. War via Freundschaftslink eingestiegen, hab also 250 MB mehr.
Persönlich brauchen tue ich Dropbox aber kaum, da ich einfach wenig Aufgaben habe, die davon profitieren (reinen Webspace hab ich auch). Außerdem ist das Programm unter Windows ziemlich fett, ich glaube 50 MB im RAM, was bei meiner alten Mühle schon viel ist.

PS: 250 MB mehr? 😉

gnaddrig
gnaddrig

Klingt interesant. Aber was passiert eigentlich, wenn ich auf eine Datei zugreifen will, die jemand anders offen hat – ist die dann gesperrt, oder gibt es hinterher doch wieder Versions- und Zusammenführungswirrwarr?

xanos
xanos

Klingt nen bisschen wie nen subversion, nur zentralisiert und auf ein Programm beschränkt?
Hab nen SVN mit nem Co-Autor am Laufen, aber irgendwie brauch es doch immer wieder Pflege, die ich nicht leisten kann.

Wie sieht es bei Dropbox denn mit der Sicherheit aus? Und könnte man es mit OneNote verquicken?

Marc

@Xanos: Wenn man es mit OneNote verquicken würde hätte man ja praktisch so etwas wie Google Wave 😀

Wobei Dropbox wohl nicht wie SVN scheint, denn dieses versioniert deine Daten nicht. Das würde mir bei Dropbox fehlen: Die Möglichkeit einen anderen Stand eines Dokuments zu laden.

Marc

Ah, ich sehe! Jetzt bin ich schon so ein bisschen begeistert!

Bernhard
Bernhard

Mit welcher Software für die Story-Entwicklung experimentierst Du denn gerade? Das neue „Adobe Story“, dass wohl auch in der nächsten Creative Suite mitdrin sein soll?

Tim
Tim

Dank iphone-App nochmal 50% besser. Mit Offlinesync, falls ipod touch. Die wissen wirklich, was sie da tun.

da_ul
da_ul

…und kein bisserl Angst, sensible Daten einfach auf irgendwelche Server zu schieben hat keiner? 😀

Hendy

THX für das Posting! Seit deinem Beitrag nutze ich Dropbox nun tatsächlich auch für den Austausch zwischen Büro und daheim.

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[…] haben, automatisch synchronisiert. Darum sind neben den Google-Programmen auch Evernote und Dropbox weiterhin unverzichtbar. Für Leute wie mich wurde die Cloud […]