Auch wenn familiäre Verpflichtungen mich bisher abgehalten haben, den Wortvogel-Flohmarkt zu eröffnen, so bin ich doch nicht faul gewesen, was die Entschlackung meines Teils des Haushalts angeht. Das hatte auch ganz praktikable Gründe: Wegen einer kompletten Umfinanzierung meines Immobilien-Parks musste ich eine geradezu irrwitzige Menge an Plänen, Formularen, Fotos, Nachweisen, Auszügen und Berechnungen beibringen, was den Wunsch verstärkte, so etwas künftig mit weniger Stress griffbereit zu haben. Analog wie digital.

Das Fundament hatte ich über Jahre, in denen ich meine Akten wieder und wieder sortiert habe, bereits gelegt – alles, was mein Leben und meine Interdependenzen mit Behörden, Banken und Versicherungen protokolliert, findet sich in fünf robusten Ordnern:

Akten

Dazu gibt es noch zwei Ordner mit Unterlagen auf dem Dachboden, die ich zwar nicht mehr brauche, aber auch nicht wegwerfen möchte – alte Verträge, Arbeitsnachweise, Briefwechsel mit der Polizei und Kaufbelege von Artwork.

Die Ordner sind zwar eine prima Sache, wurden mittlerweile aber etwas schwer und unhandlich. Also sortierte ich alles aus, was Anschreiben, Kleingedrucktes und Infobrief war. Der Rest wurde neu sortiert und ordentlich eingescannt als „Schattenordner“ auf die Festplatte gebannt.

Das war mir aber immer noch nicht genug. Ich rief alle Versicherungen und Banken an, um nachzufragen, WAS ich von den ganzen Überschussbelegen und Versicherungsschein-Nachträgen überhaupt für Steuer und Notfall bereit halten müsse. Die Antwort war erfreulich: Original-Abschluss und immer nur den aktuellsten Auszug, hieß es.

Nochmal locker 200 Seiten wurden damit zu Altpapier verurteilt.

Insgesamt habe ich heute Vormittag meinen Aktenstand um ca. 1000 Seiten und damit um zwei Drittel verschlankt, ohne ihn in seiner Aussagekraft oder Funktionsfähigkeit einzuschränken.

Allerdings kann man solche Papierstapel nicht einfach in die Altpapier-Tonne werfen. Da steht ja wirklich alles drin, von Kontonummern über die Eckdaten meiner Lebensversicherung bis zu Steuerbescheiden und Geheimnummern meiner Kreditkarten.

Wäre unser Kamin aktuell funktionstüchtig, hätte ich das Zeug verfeuert. Ging aber nicht. Der Schredder eines Bekannten, ein erfreulich semi-professionelles Gerät mit großem Hunger bei kleiner Lautstärke, häckselte das verräterische Schriftgut schnell und gründlich. Ich weiß zwar, wie Physik funktioniert und dass Schnipsel mehr Volumen haben als Stapel, aber es hat mich schon überrascht, dass die eine große Schublade Altpapier am Ende sechs große Säcke Zellulose-Lametta ergab:

Papier

Meine Order sind nun wieder rank und schlank, die enthaltenen Papiere weitgehend gescannt, Recht und Ordnung wieder hergestellt. Es nimmt tatsächlich den Druck und macht auch ein wenig stolz. Ich merke immer wieder, dass Unordnung mitnichten Arbeit spart. Je größer das Chaos, desto größer die Arbeit – und wenn man ein praktikables System zur Ablage besitzt, zahlt sich das schnell aus. Ich wünschte, ich hätte das in den 90ern schon verinnerlicht – ich hätte Tausende traditioneller D-Marken gespart.

Vor allem aber: Jetzt kann mir keiner was nachweisen. MWAHAHAAAA!!!

Einmal hat sich bei der Häckselei der Schredder verschluckt – und was ich aus den Zähnen zog, ist ein schönes Beispiel dafür, dass man Schreiben der Bank nicht ungelesen abheften sollte:

cc

Eine Kreditkarte. Nie gesehen. Nie genutzt. 2012 erst abgelaufen.



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Der Karsten

Ich wünschte, ich hätte auch so eine Kraft, alles ordentlich abzulegen.. im Büro bin ich Herr der Ablage, zu Hause die totale Pottsau.. 🙁

Wir bauen ja im Moment und ich habe mittlerweile 3 Ordner voll mit Notarsverträgen, Rechnungen, Kostenvoranschlägen, Architektenplänen, Bankunterlagen, etc. pp.. irgendwann kapituliert man nur noch.. :/

Wortvogel
Wortvogel

@ Karsten: Warten, bis das Haus fertig ist – und dann aussortieren. Am besten nach Rücksprache mit dem Steuerberater.

Bruno
Bruno

Respekt! Ich bin bei einem Regalmeter, dafür habe ich mehr einzelne Aktendeckel. Sind die Ordner im Bild in feuerfest? Mein relevantes Regalbrett steht voller Pappordner, die im Fall eines Hausbrandts spätestens vom Löschwasser weggespült werden.

friederike

Meine Bewunderung! Vielleicht könnten Sie mal…also.., mit dem handlichen Schredder,… Ich würde Ihnen dann selbstverständlich meine Adresse durchgeben. Und den Hausschlüssel überlassen. 😉

Dietmar

Gute Idee! Nehme ich mir auch immer wieder vor.

Dabei bleibt es dann aber …

CthIngo
CthIngo

Verwendest du ein Dokumenten-Management-System, und wenn ja welches, oder hast du die gescannten Papiere „einfach so“ auf der Festplatte?
Find‘ nämlich nichts gescheites, die DMS auf dem Markt können für meinen Bedarf entweder viel zu viel, oder zu wenig…

Wortvogel
Wortvogel

@ CthIngo: Ich habe dafür kein DMS. Letztlich gehören alle Unterlagen in ca. 20 Abteilungen (Rechschutzversicherung, Nebenkosten Haus, Kontoauszüge, Auto, etc.). Ist das einmal angelegt, braucht es keine eigene Software.

Die „Schattenordner“ liegen übrigens allesamt in der Cloud, um Datenverlust zu verhindern.

Ich KÖNNTE das Material auch in Evernote einpflegen, aber da sehe ich keinen Mehrwert.

Wichtig ist letztlich nur,, dass man das eingeführte System konsequent bedient und neue Post auch sofort scannt und ablegt.

L3v3l
L3v3l

„WAS ich von den ganzen Überschussbelegen und Versicherungsschein-Nachträgen überhaupt für Steuer und Notfall bereit halten müsse. Die Antwort war erfreulich: Original-Abschluss und immer nur den aktuellsten Auszug, hieß es.“

Mmh. Insbesondere als Selbstständiger (oder Freiberufler) würde ich immer alles was Zahlbelege angeht (also auch zB Kontoauszüge der Versicherungen) immer, IMMER, mindestens 10 Jahre aufbewahren. Insbesondere wenn es um berufliche Versicherungen geht.
Da schauen die Damen und herren Aussenprüfer immer gerne mal rein.

Gruß, L3v3l

Wortvogel
Wortvogel

@ L3v3l: Ist nicht nur nach Aussage der Versicherung unnötig, sondern auch nach Meinung meines Steuerberaters. Meine Kontoauszüge habe ich seit 1988 nahtlos gesammelt, seit 2003 digital als PDF. Ich kann damit meinen gesamten Zahlungsverkehr der letzten 27 Jahre nachweisen.

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[…] es neulich schon mal erwähnt: Einer meiner Zeitvertreibe während des Sabbaticals war es, meinen Aktenstand konsequent auszumisten und dann in die digitale Sphäre zu übertragen. Ergebnis nach einer […]